Kosten evenement organiseren: waar moet je op rekenen?

Er bestaat geen vast prijskaartje voor een evenement. De kosten hangen af van een handvol factoren die elkaar bovendien versterken. Wie die factoren kent, begrijpt meteen waarom de ene offerte zoveel hoger uitvalt dan de andere. Dit zijn de belangrijkste:

• Het aantal gasten: meer gasten betekent meer catering, een grotere locatie en vaak ook meer personeel en techniek.
• De locatie: een bijzondere locatie op een populaire datum is duurder dan een zaal op een doordeweekse dag buiten het seizoen.
• Het programma: een bekende spreker, liveband of spectaculaire show drukt zwaarder op het budget dan een interne dagvoorzitter.
• De catering: van koffie met iets lekkers tot een volledig verzorgd diner: het niveau bepaalt de prijs per persoon.
• Techniek en beleving: licht, geluid, beeld en aankleding maken het verschil tussen een bijeenkomst en een beleving.
• De duur: een dagdeel is voordeliger dan een volledige dag met avondprogramma en alles wat daarbij hoort.

Daarnaast speelt je ambitieniveau mee. Zien jullie het evenement als verplicht nummer of als merkbeleving en onderdeel van je bredere marketing- en communicatiestrategie? Wij geloven in dat laatste: een event dat je merk laadt, levert simpelweg meer op per bestede euro. Hoe we dat aanpakken lees je op onze pagina over merkactivaties organiseren.

De grootste kostenposten op een rij

Elk eventbudget valt grofweg uiteen in dezelfde posten. Door je budget vooraf over deze posten te verdelen, voorkom je dat één onderdeel ongemerkt de rest opslokt.

Locatie en techniek

In onze ervaring is dit vaak de grootste post: zaalhuur, licht, geluid, beeld, opbouw en afbouw. Reken je rijk met een goedkope locatie zonder voorzieningen? Dan betaal je het verschil vaak alsnog aan techniek die je apart moet inhuren. Kijk dus altijd naar het totaalplaatje.

Catering

Van de koffie bij binnenkomst tot de borrel of het diner na afloop. De prijs wordt bepaald door het aantal gasten, het aantal momenten en het niveau dat je kiest. Duurzame catering met lokale en seizoensgebonden producten hoeft daarbij niet duurder te zijn en het maakt je evenement direct onderscheidender.

Programma en entertainment

Sprekers, een dagvoorzitter, entertainment en activiteiten. Hier zit veel rek: een goed opgebouwd programma met eigen mensen kan net zo krachtig zijn als een externe topspreker, zolang het maar past bij je doel en je doelgroep.

Communicatie en aankleding

Uitnodigingen, registratie, signing, decor en styling. Een post die vaak wordt onderschat, terwijl juist deze laag je concept zichtbaar maakt en de beleving compleet. Een sterk concept met een doordachte aankleding blijft hangen, ook lang na het event.

Organisatie en onvoorzien

Projectmanagement, draaiboeken en personeel op de dag zelf. Reserveer daarnaast altijd een buffer van 10 tot 15 procent van je totale budget voor onvoorziene kosten. Die komen er namelijk altijd, van een extra microfoon tot last-minute dieetwensen.

Wat kost een evenement per persoon?

De vraag die iedereen eigenlijk stelt. Een eerlijk antwoord geven we liever als bandbreedte dan als hard prijskaartje, omdat de factoren hierboven het beeld volledig kunnen kantelen. In onze ervaring is voor een volledig verzorgd zakelijk evenement 75 tot 250 euro per persoon een gangbare bandbreedte. Een informele borrel kan daaronder zitten, een meerdaags programma met topsprekers gaat eroverheen.

Zie dit als richtbedrag en niet als prijslijst. Wij maken elk evenement op maat, dus je programma, je locatie en de grootte van je groep bepalen wat het bij jou wordt. Het echte bedrag staat pas in een voorstel dat we voor jou schrijven.

Belangrijker dan het bedrag is wat je ervoor terugkrijgt. Een goedkoop evenement dat niemand bijblijft, is uiteindelijk duurder dan een doordacht event dat zijn doel waarmaakt. Begin daarom altijd bij je doel: in ons complete stappenplan voor het organiseren van een evenement lees je hoe je dat aanpakt. Organiseer je een congres? Dan gelden er andere verhoudingen. Daarover schreven we een aparte gids over de kosten van een congres.

Kosten evenement organiseren: zo houd je grip op je budget

Grip op je budget begint lang voordat de eerste offerte binnenkomt. Dit zijn de afspraken die wij met onze opdrachtgevers maken:

• Begin bij het doel, niet bij de invulling. Elke euro moet bijdragen aan wat het event moet opleveren. Wat daar niet aan bijdraagt, kan eruit.
• Verdeel je budget naar je doel. Draait het om kennisoverdracht, investeer dan in programma en techniek. Draait het om verbinding, geef dan ruimte aan catering, aankleding en verrassende momenten.
• Werk met een vaste buffer. Zo wordt een tegenvaller een regel in de begroting in plaats van een financiële verrassing.
• Start op tijd. Populaire locaties en goede leveranciers zijn vroeg volgeboekt en haast is duur.
• Vergelijk offertes op waarde, niet alleen op prijs. Een leverancier die meedenkt en flexibel is, bespaart je op de dag zelf veel geld en stress.

Handig: zet alle stappen en posten op een rij met onze checklist voor het organiseren van een evenement, zodat je niets vergeet in je begroting.

Besparen zonder in te leveren op beleving

Besparen betekent niet schrappen tot er niets overblijft. De slimste besparingen zitten in keuzes die je evenement tegelijk beter maken. Duurzaamheid is daar het mooiste voorbeeld van: digitale communicatie in plaats van drukwerk, herbruikbare aankleding en materialen en catering uit de buurt. Duurzaam organiseren zit in ons DNA en het is zelden duurder. Vaak juist slimmer.

Kies daarnaast voor één sterk concept in plaats van losse extra’s. Een rode draad die alles verbindt maakt meer indruk dan tien losse gadgets bij elkaar. Combineer doelen waar het kan: koppel je medewerkersevent bijvoorbeeld aan een inhoudelijk programma, zodat hetzelfde budget zowel verbinding als kennisdeling oplevert.

Zelf organiseren of uitbesteden: wat doet dat met de kosten?

Uitbesteden voelt als een extra kostenpost, maar in de praktijk verdient een goed bureau zichzelf vaak terug. Wij kennen de leveranciers, weten waar de marges zitten en halen meer uit hetzelfde budget. Bovendien voorkom je de dure valkuilen die je als incidentele organisator niet ziet aankomen. Twijfel je? Lees dan wanneer een evenementenbureau inhuren verstandig is.

Bij ons krijg je bovendien geen standaardpakket. Elk event is maatwerk: we beginnen bij jullie doel en budget en bouwen daar het concept, het programma en de beleving omheen. Zo organiseerden we events voor Deloitte, Randstad en het Oranje Fonds, van congressen tot complete festivals. Binnen het afgesproken budget, zonder verrassingen achteraf.

Gaat het om iets informelers voor je eigen team, kijk dan bij een bedrijfsuitje organiseren.

Benieuwd wat er binnen jouw budget mogelijk is? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee, ook als je alleen nog maar een idee en een richtbedrag hebt.