BTW aftrekbaar bij een personeelsfeest: dit zijn de regels

Eerst de hoofdregel. De Belastingdienst ziet een personeelsfeest als een personeelsvoorziening: iets wat je als werkgever aan je medewerkers geeft, naast hun loon. Voor personeelsvoorzieningen geldt een speciale regeling met een drempelbedrag. Blijf je met al je uitgaven per medewerker per boekjaar onder die drempel, dan mag je de btw gewoon aftrekken als voorbelasting. Kom je erboven, dan vervalt de aftrek.

Simpel gezegd: een bescheiden feest levert btw-aftrek op, een uitbundig feest niet. Waar die grens precies ligt en hoe je dat berekent, lees je hieronder. Goed om te weten: dit zijn de regels in 2026 en fiscale regels kunnen veranderen. Check bij twijfel altijd de actuele informatie van de Belastingdienst of je boekhouder.

De drempel: 227 euro per medewerker per jaar

Het drempelbedrag is 227 euro exclusief btw, per medewerker, per boekjaar. Belangrijk detail: het gaat niet alleen om het personeelsfeest zelf. Alle personeelsvoorzieningen in dat jaar tellen mee. Dus ook het kerstpakket, het teamuitje in de zomer en die verwenbox die je rond de feestdagen liet bezorgen.

Blijft het totaal per medewerker onder de 227 euro? Dan mag je de btw op die uitgaven aftrekken. Kom je erboven, dan vervalt de aftrek volledig. Let op: heb je in de loop van het jaar al btw afgetrokken en blijkt aan het einde van het boekjaar dat je toch boven de drempel uitkomt, dan moet je die afgetrokken btw terugbetalen. Het is dus geen drempel waarboven alleen het meerdere vervalt: boven de grens vervalt de aftrek helemaal.

Groepsuitgaven omrekenen naar een bedrag per persoon

Een personeelsfeest boek je natuurlijk niet per persoon, maar als geheel: een zaal, een dj, catering, aankleding. Hoe toets je dan die drempel? Door het totaalbedrag te delen door het aantal personen dat van het feest gebruik maakt of gebruik kan maken. Dat laatste is belangrijk: het gaat om iedereen die uitgenodigd is en kan komen, niet alleen om wie er daadwerkelijk verschijnt.

Eigen bijdrage van medewerkers: dit veranderde in 2024

Vraag je medewerkers een eigen bijdrage voor het feest? Dan is dit belangrijk om te weten. Tot en met 2023 mocht je die eigen bijdrage van de uitgaven afhalen voordat je toetste of je onder het drempelbedrag bleef. Sinds 1 januari 2024 mag dat niet meer: je toetst aan het totaal van de uitgaven, ongeacht wat medewerkers zelf bijdragen.

Een eigen bijdrage helpt dus niet meer om onder de drempel te blijven. Reken je met de oude methode, dan kom je bij een controle bedrogen uit. Werk je met een boekhouder die het feest van vorige jaren nog op de oude manier verwerkte? Stem het dan even af.

De horeca-regel: eten en drinken tellen apart

Naast het drempelbedrag is er een tweede regel die veel werkgevers verrast: de horeca-regel. Btw op eten en drinken dat wordt genuttigd in een horecagelegenheid, zoals een restaurant, café of feestzaal met eigen horeca, is nooit aftrekbaar. Ook niet als je ruim onder het drempelbedrag blijft.

Dezelfde regel geldt als een cateraar het eten en drinken verzorgt in een ruimte die daar speciaal voor is ingericht. Denk aan een partytent op het bedrijfsterrein of een afgehuurde zaal. Ook dan is de btw op de catering niet aftrekbaar. De btw op de andere kosten van je feest, zoals de dj, het entertainment en de aankleding, volgt gewoon de drempelregeling van hierboven.

Rekenvoorbeeld: zo toets je de drempel

Stel: je organiseert een personeelsfeest dat omgerekend 150 euro per medewerker kost, exclusief btw. Eerder dat jaar was er al een teamuitje van 100 euro per medewerker. Samen kom je dan op 250 euro per medewerker in dat boekjaar. Dat is boven de drempel van 227 euro, dus de btw-aftrek op deze personeelsvoorzieningen vervalt. Heb je voor het uitje al btw afgetrokken, dan betaal je die terug bij de laatste aangifte van het jaar.

Was het feest soberder geweest en bleef het totaal onder de 227 euro per medewerker? Dan had je de btw mogen aftrekken, met uitzondering van de btw op eten en drinken in de horeca of via een cateraar in een speciaal ingerichte ruimte. Die blijft buiten de aftrek, hoe laag het totaal ook is.

Is de btw aftrekbaar bij een personeelsfeest op eigen locatie?

Veel organisaties kiezen voor een feest op kantoor of op het eigen terrein en vragen zich af of dat fiscaal gunstiger is. Het antwoord is genuanceerd. Voor de drempel van 227 euro maakt de locatie niet uit: die toets je altijd. Laat je een cateraar het eten en drinken verzorgen in een speciaal ingerichte ruimte, zoals een partytent in de bedrijfstuin, dan is de btw op die catering ook op eigen locatie niet aftrekbaar.

Een feest op eigen terrein heeft wel andere voordelen: het voelt persoonlijk, je bespaart op zaalhuur en je hebt alle vrijheid voor de invulling. In ons artikel over een personeelsfeest op eigen locatie lees je hoe je daar iets bijzonders van maakt.

De werkkostenregeling dan?

De btw is maar de helft van het fiscale verhaal. Voor de loonbelasting geldt een aparte regeling: de werkkostenregeling. Die bepaalt of je het feest belastingvrij aan je medewerkers mag aanbieden en daar gelden eigen voorwaarden voor die per situatie verschillen. Daar doen we hier bewust geen uitspraken over: leg de loonbelasting-kant van je personeelsfeest voor aan je boekhouder of salarisadministrateur, die kent jouw situatie.

Zo houd je grip op je budget en de regels

Wat betekent dit alles nu praktisch? Drie tips uit onze dagelijkse praktijk. Eén: breng aan het begin van het jaar in kaart welke personeelsvoorzieningen er al gepland staan, zodat je weet hoeveel ruimte er onder de drempel overblijft. Twee: vraag je leveranciers om offertes waarin eten en drinken apart staan van de overige kosten, dan kan je boekhouder de btw direct goed verwerken. Drie: reken het bedrag per medewerker vooraf door, niet achteraf. Zo komt niemand voor verrassingen te staan.

Het belangrijkste: laat de regels je feest niet kleiner maken dan nodig. Een goed personeelsfeest is geen kostenpost maar een investering in je team en met slimme keuzes haal je meer uit hetzelfde budget. Duurzame keuzes helpen daarbij vaak ook nog eens: lokale catering en herbruikbare aankleding zijn goed voor je budget én voor je verhaal. Hoe je zo’n feest van begin tot eind aanpakt, lees je in onze complete gids over een personeelsfeest organiseren. Op zoek naar inspiratie voor de invulling? Bekijk dan onze ideeën voor je personeelsfeest.

Wil je het feest liever helemaal uit handen geven? Wij organiseren medewerkersevents en jubilea van concept tot realisatie, altijd maatwerk en altijd vanuit jullie doel en budget. We denken in de offertefase al mee over een opzet waar je boekhouder blij van wordt, met heldere posten en een duidelijk bedrag per persoon.

Tot slot: dit artikel is algemene informatie over de regels in 2026 en geen fiscaal advies. Elke organisatie is anders, dus leg je eigen situatie altijd voor aan je boekhouder of belastingadviseur.

Sparren over een personeelsfeest dat je team nog jaren bijblijft? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.