De doelstelling van je bedrijfsevenement bepalen
Waarom de doelstelling van je bedrijfsevenement alles bepaalt
Een datum prikken, een locatie zoeken, een leuke act boeken: de meeste bedrijfsevenementen beginnen bij de invulling. Begrijpelijk, want dat is het zichtbare en leuke deel. Maar wie begint bij de invulling, eindigt vaak met een gezellige dag waarvan niemand meer weet waarom die er was. Zonde van je budget en vooral zonde van de kans.
Daarom draaien wij de volgorde om. Elk event dat wij organiseren begint bij dezelfde vraag: wat moet dit evenement opleveren? Pas als dat antwoord scherp is, gaan we nadenken over concept, locatie en programma. Het doel is het fundament. Al het andere bouwt daarop voort.
Een heldere doelstelling maakt bovendien elke volgende keuze makkelijker. Twijfel je tussen twee locaties? Kies de plek die het beste bij je doel past. Past die spectaculaire act eigenlijk wel bij wat je wilt bereiken? Het doel geeft antwoord. Na afloop kun je eerlijk beoordelen of je evenement geslaagd is, omdat je weet waaraan je het afmeet.
Vijf doelcategorieën voor je bedrijfsevenement
In de praktijk valt vrijwel elk bedrijfsevenement onder een van deze vijf doelcategorieën. Vaak is er een hoofddoel met een of twee nevendoelen. Herken jij jouw situatie?
1. Verbinden: je mensen dichter bij elkaar brengen
Na een reorganisatie, een fusie, een periode van veel thuiswerken of gewoon een druk jaar: soms is het belangrijkste doel dat collega’s elkaar weer echt zien. Voor Randstad organiseerden we met dat doel het Back to Live festival: medewerkers weer samen iets laten beleven. Draait jouw event vooral om je eigen mensen, kijk dan eens naar de mogelijkheden van een medewerkersevent.
2. Vieren: stilstaan bij een mijlpaal
Een jubileum, een overname, een grote klant binnengehaald: successen vieren geeft energie en trots. Voor Tempo-Team mochten we het 55-jarig jubileum vormgeven. Het doel was niet alleen terugkijken, maar de hele organisatie laten voelen waar het merk voor staat. Benieuwd hoe wij zoiets aanpakken? Lees meer over een jubileum organiseren.
3. Versterken: je merk van binnenuit laten beleven
Soms is het doel dat je merkverhaal gaat leven. Niet vertellen, maar laten voelen. Wij zien een evenement als merkbeleving: een cruciaal onderdeel van je bredere marketing- en communicatiestrategie. Wordt dat jouw hoofddoel, dan schuift je event op richting een merkactivatie, waarbij elk onderdeel van de dag jouw boodschap uitdraagt.
4. Verdiepen: relaties en netwerk versterken
Klanten, partners en relaties uitnodigen doe je niet voor de gezelligheid alleen. Het doel is verdieping: van een naam op een mailinglijst naar een relatie met een verhaal. Voor Deloitte organiseerden we het Net Positive Network Diner, waar ontmoeting en een inhoudelijke boodschap hand in hand gingen.
5. Vertellen: kennis delen en mensen in beweging brengen
Wil je kennis overdragen, een nieuwe strategie lanceren of je vakgebied bij elkaar brengen? Dan is kennisdeling je hoofddoel en kom je al snel uit bij een congres of seminar. De vorm volgt het doel: van een intieme kennissessie tot een dag met meerdere podia.
Zo maak je de doelstelling van je bedrijfsevenement concreet
De meeste doelstellingen beginnen vaag. “We willen iets leuks doen voor het personeel” of “we moeten weer eens iets organiseren voor onze klanten”. Daar is niets mis mee als startpunt, maar er valt geen event op te bouwen. Stel jezelf daarom deze vragen:
- Wat moet er anders zijn na afloop? Voelen, weten of doen je gasten iets wat ze daarvoor niet voelden, wisten of deden?
- Voor wie organiseer je het? Wie moet er in de zaal staan om je doel te bereiken en wat houdt die mensen bezig?
- Hoe ziet succes eruit? Beschrijf het moment waarop jij na afloop tevreden naar huis rijdt. Wat is er dan gebeurd?
- Waarom een evenement? Een eerlijke check: is een live moment de beste manier om dit doel te bereiken? Zo ja, dan weet je ook meteen waarom.
Schrijf je doelstelling vervolgens op in een zin. Niet “een geslaagd feest”, maar bijvoorbeeld: “na deze dag kennen onze teams elkaar over de vestigingen heen en is de drempel om elkaar te bellen verdwenen”. Zo’n zin stuurt elke keuze die volgt.
Van doelstelling naar concept en beleving
Met een scherpe doelstelling op zak begint het creatieve werk: de vertaling naar een concept dat je gasten raakt. Dit is precies waarom wij niet werken met standaardpakketten. Elk event is maatwerk, omdat elk doel anders is. Een dag die teams moet verbinden vraagt om andere werkvormen, een andere opstelling en een ander programma dan een avond die je merk moet versterken.
Ook duurzaamheid krijgt in die vertaling een logische plek. Niet als verplicht nummer, maar als onderdeel van je verhaal: een goed bereikbare locatie, bewuste catering en materialen die een tweede leven krijgen, vertellen iets over waar jouw organisatie voor staat.
Hoe die vertaling van doel naar draaiboek er in alle stappen uitziet, lees je in onze complete gids over een bedrijfsevenement organiseren. Zoek je inspiratie voor de invulling als je doel eenmaal staat? Bekijk dan onze bedrijfsevenement ideeën.
Hoe weet je of je doel bereikt is?
Een doelstelling zonder evaluatie is een goed voornemen. Spreek daarom vooraf af hoe je gaat terugkijken: een korte vragenlijst onder je gasten, de gesprekken die je op de dag zelf voert, de opkomst en wat er in de weken erna gebeurt. Komt die samenwerking tussen afdelingen op gang? Melden relaties zich voor een vervolggesprek?
Koppel wat je ziet altijd terug aan de doelstelling waarmee je begon. Zo bewijs je de waarde van je evenement richting directie en bouw je met elk event aan een sterkere aanpak. In onze gids over het rendement van je event meten gaan we hier dieper op in.
Sparren over de doelstelling van jouw bedrijfsevenement?
De doelstelling bepalen is het hart van onze aanpak. We willen je organisatie echt leren kennen: wat er speelt, waar je naartoe wilt en wat dit event daaraan moet bijdragen. Pas daarna gaan we ontwerpen. Twijfel je of je daar een bureau voor nodig hebt? Lees dan wanneer een evenementenbureau inhuren slim is.
Liever meteen samen aan de slag met jouw doel? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Jouw uitdaging wordt onze missie.
Veelgestelde vragen over de doelstelling van je bedrijfsevenement
Waarom is de doelstelling van je bedrijfsevenement zo belangrijk?
Het doel is het fundament onder elke keuze: concept, locatie, programma en budgetverdeling. Zonder doel wordt je event een verzameling losse onderdelen; met een scherp doel wordt het een moment dat iets verandert in je organisatie. Bovendien kun je achteraf alleen beoordelen of je event geslaagd is als je vooraf hebt bepaald waaraan je dat afmeet.
Welke doelen kun je met een bedrijfsevenement bereiken?
In de praktijk zien we vijf doelcategorieën: verbinden (je mensen dichter bij elkaar brengen), vieren (stilstaan bij een mijlpaal), versterken (je merk laten beleven), verdiepen (relaties en netwerk versterken) en vertellen (kennis delen en mensen in beweging brengen). Vaak combineert een event een hoofddoel met een of twee nevendoelen.
Hoe formuleer je een goede doelstelling voor een bedrijfsevenement?
Beschrijf in een zin wat er na afloop anders moet zijn: wat je gasten voelen, weten of doen wat ze daarvoor niet deden. Maak het zo concreet dat je er na afloop eerlijk op kunt terugkijken. “Een geslaagde dag” is geen doelstelling; “onze teams kennen elkaar over de vestigingen heen” wel.
Kun je meerdere doelstellingen combineren in een evenement?
Ja, dat gebeurt zelfs vaak: een jubileum dat ook teams verbindt of een congres dat ook je merk versterkt. Belangrijk is wel dat je een hoofddoel kiest. Dat hoofddoel bepaalt de grote keuzes, de nevendoelen kleuren het programma in.
Hoe meet je of je bedrijfsevenement zijn doel heeft bereikt?
Spreek vooraf af waar je op terugkijkt: een korte vragenlijst onder gasten, de opkomst, de gesprekken op de dag zelf en wat er in de weken erna gebeurt. Koppel die signalen terug aan je oorspronkelijke doelstelling. Zo zie je niet alleen of het gezellig was, maar of het event heeft opgeleverd wat het moest opleveren.
Helpt IINII bij het bepalen van de doelstelling?
Zeker, daar begint elke samenwerking. We willen je organisatie echt leren kennen en stellen door tot het doel scherp is. Pas daarna ontwerpen we het concept en de beleving. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw event.
Benieuwd wat een scherpe doelstelling voor jouw evenement kan betekenen? We denken graag vrijblijvend met je mee, van eerste vraag tot complete uitvoering.
